Vài điều bạn cần biết khi tổ chức Hội nghị khách hàng

Ngày nay, một trong những biện pháp thúc đẩy doanh số bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả là tổ chức hội nghị khách hàng. Đây là một hoạt động diễn ra thường niên của mỗi doanh nghiệp.

1.Đôi điều về Hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động rất được chú trọng tại các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên rất nhiều người còn thắc mắc không biết hội nghị khách hàng là gì?

1.1 Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng tên tiếng anh là Customer Conference, là hoạt động sự kiện được diễn ra vào giữa năm hoặc gần cuối năm của một doanh nghiệp.

Hoạt động chính của chương trình là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết, quảng bá sản phẩm và hình ảnh của doanh nghiệp cũng như thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng tiềm năng để tăng cường sức cạnh tranh.

1.2 Ý nghĩa của hội nghị khách hàng

Như hoạt động và nội dung của hội nghị khách hàng đã nêu ở trên. Ngoài biết được hội nghị khách hàng là gì, thì ý nghĩa của sự kiện rất lớn.

Nhằm mục đích gắn kết, tạo mối quan hệ bền chặt giữa doanh nghiệp với đối tượng khách hàng. Bằng việc đưa ra những khảo sát về sản phẩm, chất lượng dịch vụ. Lấy ý kiến đóng góp, nhận xét, bình luận của khách hàng.

Doanh nghiệp sẽ biết được khách hàng đã nghĩ gì về mình, biết được các mong muốn của khách hàng. Từ đó mà thay đổi, điều chỉnh cách thức làm việc sao cho đạt hiệu quả nhất.

Việc tổ chức thường xuyên sẽ giúp cho doanh nghiệp nghe được ý kiến phản hồi từ khách hàng. Ngược lại, khách hàng cũng có cơ hội bày tỏ quan điểm, nhận xét và thậm chí là đóng góp để công ty ngày một đi lên phát triển hơn.

Như vậy việc tổ chức hội nghị khách hàng có ý nghĩa quan trọng với cả 2 bên. Cụ thể, công ty sẽ phát triển và có chỗ đứng trên thị trường. Còn khách hàng sẽ sử dụng được những sản phẩm, chất lượng tốt nhất.

2.Các bước tổ chức hội nghị khách hàng

Nếu bạn lần đầu tổ chức một hội nghị khách hàng, thì các bước căn bản dưới đây sẽ giúp ích cho bạn tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều đấy.

2.1 Kịch bản để xây dựng một hội nghị khách hàng

Thời gian tổ chức nên được chọn vào lúc mọi người thảnh thơi, có nhiều thời gian hơn để đi dự hội nghị. Thường các doanh nghiệp hay tổ chức hội nghị khách hàng vào các ngày cuối tuần và khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự kiện là 14h – 16h chiều.

Doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm dễ tìm, có giao thông thuận tiện cho khách hàng. Có thể là đặt tại khách sạn, trung tâm hội nghị, hoặc các công ty cung cấp dịch vụ. Nhưng cần chú ý địa điểm tổ chức phải có đủ khả năng chứa số lượng người tham dự cũng như hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu tiện nghi.

2.2 Chuẩn bị nội dung trình trình chiếu, quà tặng

Để có một hội nghị khách hàng thành công thì việc chuẩn bị slide trình chiếu là vô cùng quan trọng. Một slide thuyết trình không hay sẽ dẫn đến khách hàng cảm thấy buồn chán, không tập trung khiến sự kiện trở nên nhạt nhòa, không để lại ấn tượng cho người tham dự.

Quà tặng hội nghị khách hàng nên ưu tiên chọn những món quà có tính ứng dụng cao và giá cả hợp lý: bộ ly tách, sổ, bút, mũ,,.. để bất kỳ khách hàng nào hoặc người thân của họ đều sử dụng được. 

Chọn quà tặng dành cho khách mời phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng nhưng chi phí vừa phải. Quà tặng nên in thêm logo, thương hiệu của doanh nghiệp nhằm quảng cáo thương hiệu và giúp khách hàng nhớ về doanh nghiệp lâu hơn.

2.3 Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

Đối với nội dung này, bài phát biểu cần khái quát một cách đầy đủ những vấn đề mà hội nghị hướng đến. Ban lãnh đạo có thể đề cập tới một số nội dung về sơ bộ quá trình làm việc cũng như công tác hoạt động của doanh nghiệp thời gian gần đây, chẳng hạn như:

Tình hình hoạt động của công ty, phạm vi và mức độ phát triển hiện tại của doanh nghiệp; so với trước đây đã có sự tiến xa ra sao…Các chính sách, các dự án mới đầy tiềm năng và mang tính đột phá của doanh nghiệp trong thời gian tới

Đi sâu giới thiệu về các thông tin liên quan đến sản phẩm; dịch vụ mà công ty đã, đang hoặc sẽ cung cấp. Doanh nghiệp đã làm những gì để cải thiện các sản phẩm dịch vụ này của công ty. Điểm qua một số khó khăn mà hiện nay công ty vẫn còn gặp phải. Tuy nhiên với uy tín và trách nhiệm của mình, công ty sẽ nỗ lực và cố gắng ra sao để khắc phục những khó khăn đó.

Hy vọng bài viết trên vừa cung cấp đến bạn đọc lời giải đáp cho thắc mắc hội nghị khách hàng là gì? Nếu gặp bất cứ vấn đề gì khó khăn, cần đến sự trợ giúp của chúng tôi như thuê thiết bị, nhân sự, lên kịch bản, đặt địa điểm,… hãy đến với với công ty chúng tôi để được hỗ trợ một cách tốt nhất.